c) prestação de contas (art. 1348, VIII)

            Cabe ainda ao síndico informar a todos, em assembléia própria, e na sua falta, por avisos ou correspondência, do estado das finanças de sua administração, prestando as contas na forma exigida por lei e alertando para os casos que possam afetar o equilíbrio ^[04] administrativo do condomínio.

            Pela soma das disposições legais acima expostas resta incontroverso que o síndico omisso quanto aos assuntos que, por sua natureza ou vulto, podem implicar em ônus aos demais condôminos, age contra a legislação e contra os interesses que lhe compete administrar; ao dever de informar e prestar esclarecimentos por parte do síndico corresponde o direito do condômino em ser informado, não se tolerando a ocultação de tais assuntos, ainda que por motivos beneméritos.

            A instância de informação por excelência é, na realidade do condomínio, a Assembléia Geral, comumente reduzida a termo em atas, relatórios ou documentos similares que, posteriormente, devem ser franqueados a todos.

Despesas extras de condomínio

– Não vá nessa onda do “ninguém reclama, então eu não vou reclamar sozinho”. Exija a comprovação de onde está sendo aplicada aquela taxa que estão lhe pedindo, de vez em quando, sob argumentação de despesas extras... Não se importe se outros moradores estão olhando para a sua cara, no momento em que você reclama, nas reuniões do condomínio, e nem se renda diante das tentativas de intimidação por parte do síndico ou de quem quer que seja. Bote na sua cabeça que síndico nenhum é dono do edifício. Se o sindico se achar o dono do edificio manda ele comprar o prédio todo! ai ele faz o que ele quiser!

Balancetes

• Neste demonstrativo devemos encontrar toda movimentação das receitas e despesas ocorrida em um determinado período.
• A entrega mensal facilita o acompanhamento das contas, e caso isso não ocorra deverá ser solicitado ao síndico.
• Os balancetes após análise do morador deverão ser guardados em pasta própria, pois um balancete isolado não significa nada, mas quando comparados poderão indicar
  alguns problemas, que quando apontados em tempo auxiliarão os administradores a evitar futuros transtornos e, em algumas vezes, prejuízo para os moradores.
• O demonstrativo deverá ser bastante claro e não deixar dúvidas.
• Os demonstrativos que apresentam apenas o resumo das contas, não permitem que os moradores saibam com exatidão como foram distribuídos os recursos.
• Caso tenha sido esta a opção feita pelos moradores, e haja alguma dúvida em algum valor demonstrado, o morador poderá solicitar ao síndico a pasta com as receitas e
  despesas daquele mês.
• Não tenha receio sobre esse procedimento, faz parte dos seus direitos.
• Quando os demonstrativos apresentam maiores detalhes, e nas despesas for encontrado por exemplo: Despesas Diversas: cheque nº tal, sem que haja um histórico
  mencionando o número de uma nota fiscal ou recibo justificando a saída para esse dinheiro, deve-se solicitar ao síndico que seja alterado este procedimento, uma vez que
  deixa dúvidas sobre o destino de tal despesa.
• A lista dos inadimplentes, inclusive com os valores discriminados por apartamento, deverão fazer parte dos Balancetes, dando aos moradores todo conhecimento da
  situação do condomínio.
• Os nomes dos devedores não poderão ser fixados em locais públicos, como quadros de avisos e elevadores.

BASICAMENTE, COMPETE À ADMINISTRADORA:

• Nomear, contratar, admitir e demitir os empregados, após autorização do Síndico
• EXEMPLO: Na contratação de um funcionário, a administradora faz a pré-seleção e envia os candidatos para aprovação do síndico. Além disso, a administradora efetua o registro em carteira, solicita os documentos do funcionário, levantamento de seus dados cadastrais, etc. Da mesma forma, no caso de rescisão, a administradora calcula as verbas, comparece no Sindicato para homologação e efetua a rescisão.
• Processar as folhas de pagamento dos funcionários.
• EXEMPLO: Todas as rotinas trabalhistas são efetuadas pela administradora: Cálculo da folha de pagamento, impressão das guias de encargos, controle do vencimento das férias, pagamento de 13^o salário, emissão de DIRF, CAGED, RAIS, enfim, cumprimento de todas as obrigações burocráticas.
• Enviar carta de cobrança a condôminos inadimplentes e indicação de advogado para ação de cobrança.
• EXEMPLO: A administradora tem o controle de quem pagou ( e quem não pagou) as cotas condominiais, e envia aos devedores cartas de cobrança periodicamente. Caso na haja pagamento amigável, a administradora envia procuração ao Síndico, que a assina a favor do advogado que deverá ingressar com a ação de cobrança
• Manter, em boa ordem, a escrituração, contabilidade e arquivo dos papéis e documentos relativo à arrecadação e aplicação das contribuições do condomínio;
• EXEMPLO: A administradora mantém arquivados os documentos originais de Departamento Pessoal, protocolo de entrega de atas e editais, contratos, atestados, e outros.
• Remeter, mensalmente, aos condôminos, os boletos de condomínio os demonstrativos de receitas e despesas;
• Apresentar anualmente na Assembléia Geral Ordinária, a Previsão Orçamentária
• Cumprir as deliberações da Assembléia geral;
• Recolher aos cofres públicos, pontualmente, todos os tributos que incidam sobre o Edifício, e que sejam de responsabilidade do condomínio.
• Assessorar o Síndico em dúvidas, consultas, etc. sobre o dia a dia do condomínio
• EXEMPLO: O Síndico, tendo alguma dúvida, necessitando de uma orientação, recorre a administradora, que deve possuir o conhecimento técnico necessário para auxilia-lo.
• Auxiliar na coleta de orçamentos de produtos e serviços.

RESUMINDO: A administradora atua como assessora do Síndico, além de executar todas as tarefas burocráticas do condomínio.

HISTÓRIA VERÍDICA: OMISSÃO, PREPOTÊNCIA E ARROGÂNCIA DO SINDICO

Omissão, prepotência, arrogância e falta de transparência na administração do dinheiro comunitário são as reclamações mais comuns contra os síndicos. Por isso, saber escolhê-los é fundamental. Não foi o que aconteceu no Edifício Itaimbé, nos Jardins, onde a vida pacata dos moradores, em grande parte aposentados, virou uma aventura policial desde que a gestão mudou de mãos. Eles entraram na Justiça contra o síndico Wagner Loyola Borba, acusado de superfaturamento nas reformas do prédio e omissão dos balancetes. No 78º DP, na Rua Estados Unidos, há três boletins de ocorrência contra Borba. Segundo os documentos, o síndico teria retido e aberto as correspondências dos que não o apóiam. "Ele ameaçou uma vizinha de 82 anos. Disse a ela que se cuidasse porque os elevadores são velhos e podem cair", conta a condômina Marian Dorothy Templar Hart.

CONHEÇA ALGUNS TIPOS DE IRREGULARIDADES E FRAUDES EM CONDOMINIOS

O sindico ou administradora desonestos podem:

·          Pedir para o fornecedor de produto ou serviço fazer uma nota fiscal com valor superior ao real, e ficar com a diferença.

·          Contratar serviços ou comprar produtos sem concorrência e sem aprovação de orçamento em assembléia.

• Contratar serviços de manutênçao e reparos com preços super faturados

·          Tirar dinheiro secretamente do fundo de reserva, que é usado só em caso de emergência.

·          Se não há conferência do saldo e da movimentação do fundo por parte dos condôminos, não se percebe esta irregularidade.

·          Não especificar as contas a pagar, e desviar dinheiro do condomínio.

·          Em casos mais graves, deixar de pagar contas e o condomínio fica inadimplente (água, luz, gás, outros fornecedores).

·          Não registrar funcionários.

AS OBRIGAÇÕES DO SINDICO
 
 O síndico deve representar o condomínio em juízo ou fora dele, praticar os atos de defesa dos interesses comuns; exercer a administração interna da edificação, praticar os atos que lhe atribuírem as leis e a convenção, impor as multas estabelecidas na lei e na convenção, cumprir e fazer cumprir a convenção bem como executar e fazer executar as deliberações da assembléia; prestar contas à assembléia dos condôminos e manter guardada, durante o prazo de cinco anos, para eventuais necessidades de verificação contábil, toda a documentação relativa ao condomínio.

O MANDATO DO SINDICO

 De acordo com a Lei do Condomínio, no artigo 22, o mandato do síndico não poderá ultrapassar dois anos.

FIQUE ATENTO CONDOMINO!

Algumas das principais irregularidades
encontradas nos condomínios

·         Ausência nos balancetes de pagamento de impostos, como INSS, FGTS e PIS

·         Realização de obras caras que alteraram a estrutura do prédio sem aprovação em assembléia

·         Atraso de até seis meses na entrega dos balancetes

·         Demora em mais de oito dias, permitidos por lei, na distribuição das atas de assembléia

·         Pagamento em atraso de despesas com água, luz e impostos

·         Em algumas despesas extraordinárias, os valores arrecadados eram diferentes dos efetivamente pagos

·         A descrição das despesas não permite identificar o tipo de serviço executado

·         Cheques emitidos sem que houvesse uma nota fiscal para comprovar a despesa

·         Despesas superfaturadas em diversos itens, como materiais para piscina e limpeza, recarga de extintores, obras de pintura, serviços de manutenção, etc.

·         Falta de previsão orçamentária

SINTOMAS DE FRAUDE NOS CONDOMÍNIOS

• Ausência de balancetes, recusa do síndico em realizar prestação de contas
• Movimentação bancária sem justificativa
• Despesas sem nota fiscal e Despesas não aprovadas em assembléia
• Casos mais graves: notificação de concessionárias de serviços públicos (água, luz, gás) de corte no fornecimento por falta de pagamento;notificação do INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social) por falta de pagamento de contribuições trabalhistas.

COMO EVITAR FRAUDES

• Verificar atentamente os balancetes e verificar a movimentação do fundo de reserva.
• Participar ativamente das assembléias, em especial da que trata da prestação de contas anual, chamada de assembléia ordinária.
• Ela tem realização obrigatória, e deve compreender a aprovação da previsão orçamentária, e as contas do ano anterior - ambas referentes às despesas ordinárias, ou seja, de manutenção. Novo Código Civil:
• Mudanças posteriores na previsão de gastos devem ser aprovadas em Assembléia Geral Ordinária. O mesmo vale para as despesas extraordinárias, como obras de melhoria.
• Muitos condomínios, erroneamente, não aprovam a previsão orçamentária para o ano seguinte, mas apenas as contas do ano anterior. Isso equivale assinar um cheque em branco e reclamar posteriormente do valor gasto, quando já se tem poucos recursos para reverter a situação.
• Em caso de dúvidas, deve-se conferir documentos do condomínio: extratos bancários, notas fiscais, contas de água e luz, contribuição dos funcionários.
• Sempre tomar cuidado na aprovação de orçamentos. Deve-se consultar sempre ao menos três empresas. Mas deve-se ter em mente que há casos em que os valores de concorrência são aprovados pelos moradores e, ainda assim, o fornecedor é obrigado a pagar uma porcentagem. Requerer ao menos três orçamentos apenas diminui a probabilidade de isso acontecer.
• Guardar sempre as cópias dos demonstrativos/balancetes financeiros enviados pelo condominio mensalmente

COMO COMBATER FRAUDE

• Se o síndico supera orçamento previsto em assembléia sem ter autorização (em outra assembléia), deve - a rigor - repor a diferença "do seu próprio bolso". Exceção: obras de emergência.
• Caso o síndico se recuse a prestar contas, explica a advogada, os condôminos podem se reunir e convocar assembléia extraordinária observando o quórum mínimo.
• A última alternativa seria ir à Vara Cível - de preferência, mais próxima do domicílio -, acompanhado de advogado, e entrar com uma ação exigindo prestação de contas.
• Pode-se contratar uma auditoria, em suspeita de fraude ou má administração.
• O síndico responde civil e criminalmente por todos os atos realizados em sua gestão até 5 anos depois do final da mesma.
• Qualquer condômino pode convocar uma assembléia, desde que tenha as assinaturas de pelo menos um quarto (25%) dos condôminos.